Datenschutzbestimmungen

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE DU MINISTERE DE LA RECHERCHE ET DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR

(ci-après « Politique »)
Dernière mise à jour et applicable depuis le 30 juillet 2018.

1. Préambule

Pour le Ministère de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur, en ce inclus ses plusieurs services (p.ex. le Centre de documentation et d'information sur l'enseignement supérieur (ci-après « CEDIES »)) et ayant ses services principaux à 18-20, Montée de la Pétrusse, L-2327 Luxembourg (ci-après « MESR »), la protection de votre vie privée est une préoccupation primaire.

La présente Politique régit le traitement, y compris la collecte, l'utilisation, la conservation, la divulgation et la protection de vos données à caractère personnel, à savoir toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après « Données personnelles ») par le MESR. Veuillez cependant noter que la présente Politique n’est pas exhaustive alors que la nature des activités et les contextes dans lesquels vos Données personnelles sont traitées par le MESR impliquent qu'il est difficile de vous fournir une description exhaustive de toutes les activités de traitement effectuées par le MESR ou pour son compte.

2. Responsable du traitement et délégué à la protection des données

Le MESR est le responsable du traitement de vos Données personnelles.
Nous avons désigné un délégué à la protection des données afin d’informer et de conseiller le MESR sur la façon de protéger votre vie privée. Veuillez trouver ci-dessous les coordonnées de notre délégué à la protection des données :
Courrier électronique : dataprotection@mesr.etat.lu

3. Collecte et utilisation des Données personnelles

3.1. Données personnelles collectées

En fonction des services rendus et des informations fournies par les personnes physiques, le MESR collecte et traite notamment les catégories de Données personnelles suivantes :

• des données d’identification (nom, prénom, adresse physique, numéro de téléphone, GSM, fax, civilité, matricule du Registre National des Personnes Physiques, carte d’identité, passeport, etc.) ;
• des caractéristiques personnelles (date et lieu de naissance, âge, état civil, sexe, nationalité, situation du ménage, caractéristiques physiques, données associées au comportement, habitudes de vie, habitudes de consommation, type de logement, loisirs, etc.) ;
• des informations sur votre titre de séjour (autorisations de séjour, permis de travail, immigration, informations sur la situation de logement dans le pays d’études, etc.) ;
• des images ;
• des informations d’ordre économique et financier (revenus, situation financière, situation fiscale, compte bancaire, etc.) ;
• des données sur le parcours professionnel et éducatif, y compris (notamment) sur les formations et expériences professionnelles (CV, lettre(s) de motivation, lettre(s) de recommandation, certificats de travail, titres académiques et professionnels, etc.) ;
• des informations d’authentification et des données d’identification électroniques (adresse email, compte réseau social, identifiant interne, certificat électronique, logs, adresse IP, données dites de « sécurité » telles que des mots de passe, etc.) ;
• pour les personnes relevant des dispositions de l’article 7, paragraphe 11 de la loi du 24 juillet 2014 concernant l’aide financière de l’Etat pour études supérieures, des données de santé ;
  

3.2. Sources dont proviennent les Données personnelles

En sus des Données personnelles que le MESR collecte directement auprès de vous, le MESR peut également collecter des Données personnelles auprès d’autres sources, dont notamment les sources suivantes :

• des établissements d’enseignement supérieurs et de recherche ;
• de la Trésorie de l’Etat du Grand-Duché de Luxembourg ;
• du Centre des technologies de l'information de l'Etat (ci-après « CTIE ») (en particulier le Service du Registre National des Personnes Physiques (registre RNPP)) ;
• des autres Ministères de l’Etat du Grand-Duché de Luxembourg ainsi qu’étrangers ;
• des autorités ou organismes publiques tel que le Centre commun de la sécurité sociale;
• des instituts financiers;
• des autorités étrangères compétentes en matière de reconnaissance académique et professionnelle (dont notamment ENIC-NARIC Networks ou Innovative Medicines Initiative (IMI).
  

3.3. Bases juridiques permettant au MESR de collecter et de traiter vos Données personnelles

La licéité du traitement de vos Données personnelles est donnée en ce qu’il est:

• nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ;
• nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le MESR est soumis, telle que notamment:
  • la Loi du 28 octobre 2016 relative à la reconnaissance des qualifications professionnelles;
    
  • la Loi modifiée du 21 mai 1999 concernant la fonction de candidat dans les carrières enseignantes de l’enseignement post-primaire;
    
  • la Loi modifiée du 19 juin 2009 portant organisation de l’enseignement supérieur;
  • la Loi modifiée du 24 juillet 2014 concernant l’aide financière de l’Etat pour études supérieures;
  • la Loi du 27 juin 2018 ayant pour objet l’organisation de l’Université du Luxembourg ;
  • la Loi du 3 décembre 2014 ayant pour objet l’organisation des centres de recherche publics ;
  • la Loi du 31 mai 1999 portant création d'un fonds national de la recherche dans le secteur public ;
  • le Règlement grand-ducal du 23 février 2010 relatif à l’organisation des études et à la promotion des étudiants des formations sanctionnées par l’obtention du brevet de technicien supérieur ;
  • le Règlement grand-ducal du 24 juillet 2000 concernant le travail de candidature ;
  • le Règlement grand-ducal modifié du 27 août 2014 concernant l’aide financière de l’Etat pour études supérieures ;
  • l’Arrêté grand-ducal portant constitution des ministères.
• nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le MESR (p.ex. en ce qui concerne l’octroi de prêts garantis par l’Etat, l’organisation de la Foire de l’Etudiant, etc.) ;
• nécessaire pour des motifs d’intérêt public important ;
• nécessaire à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ; ou
• légitimé alors que vous avez, le cas échéant, donné votre consentement au traitement de vos Données personnelles.

3.4. Conditions applicables à votre consentement

Veuillez noter que vous avez le droit de retirer votre consentement relatif au traitement de vos Données personnelles à tout moment. Le retrait de votre consentement ne compromet cependant pas la licéité du traitement fondé sur votre consentement avant ce retrait.

Dans l’hypothèse où vous n’avez pas encore atteint l’âge de 16 ans, le MESR, conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données, ne pourra traiter vos Données personnelles sur base de votre consentement que si un de vos titulaires de la responsabilité parentale a également donné son consentement ou a autorisé pareil traitement de vos Données personnelles. Le MESR s’efforcera dans pareille hypothèse de vérifier raisonnablement qu’un de vos titulaires de la responsabilité parentale a également donné son consentement ou a autorisé le traitement de vos Données personnelles.

3.5. Conséquences d’un refus de fournir vos Données personnelles

Veuillez noter que nous ne serons sans doute pas en mesure de vous fournir tous les services proposés par le MESR ou de vous octroyer les avantages par exemple d’une aide financière pour études supérieures si vous ne nous fournissez pas toutes les Données personnelles demandées.

3.6. De quelle manière nous utilisons vos Données personnelles

Le MESR traite vos Données personnelles à des fins diverses et notamment pour les finalités suivantes :

• pour assurer la gestion administrative des candidats ainsi que la gestion des jurys d’examen (p.ex. en ce qui concerne le travail de candidature) ;
• pour assurer la gestion des élèves inscrits dans une formation dans un établissement luxembourgeois ou étranger (p.ex. en ce qui concerne la gestion centralisée des étudiants inscrits dans un diplôme du Brevet de Technicien Supérieur) ;
• pour la gestion, l’octroi et le suivi des aides financières pour études supérieures (bourses et prêts) ;
• pour établir et maintenir à jour le registre des titres de l'enseignement supérieur et pour gérer la reconnaissance des qualifications professionnelles, ainsi que les homologations des diplômes dans la branche du droit (notamment pour étudier les demandes des candidats, établir des arrêtés);
• pour assurer la réception des demandes d’information et de renseignements des étudiants et les transmettre aux cités universitaires concernées et à l’organisme en charge de la gestion des logements pour étudiants, assurer le suivi de la bonne application des conventions ;
• pour assurer la gestion et le suivi de l’augmentation des aides financières, d’accord des délais pour le remboursement des prêts et de dispense partielle ou totale du remboursement, pour assurer la vérification des dossiers d’appel à garantie soumis par les banques (p.ex. en ce qui concerne le suivi, la gestion et la préparation des travaux de la commission consultative) ;
• pour élaborer des statistiques ;
• pour assurer la gestion des candidatures, attribuer des lauréat(e)s, verser des bourses privées et d’en assurer le suivi;
• pour solliciter des exposants, enregistrer des demandes des exposants et transmettre des données aux acteurs concernés ou participants (p.ex. en ce qui concerne l’organisation de la Foire de l’Etudiant et autres expositions ou événements) ;
• pour assurer la gestion financière de certaines activités du MESR, assurer la gestion des paiements et réaliser des rapports ;
• pour gérer des ressources et des accès informatiques, pour attribuer et gérer des droits d’accès aux ressources informatiques, échanger avec le CTIE et pour établir un inventaire du matériel informatique fourni ;
• pour assurer la gestion des demandes de support (y compris IT), mener des investigations nécessaires pour la résolution d’erreurs ou d’incidents par l’utilisation des logs, assurer un suivi du développement d’applications et de leur maintenance avec un support externe et établir une extraction de données des applications ;
• en général : en vertu des lois applicables, pour répondre à des demandes d’autres autorités publiques et gouvernementales ; pour protéger le MESR et ses opérations ou celles de ses partenaires ; pour protéger les droits du MESR ou ceux des partenaires du MESR, de vous, ou autrui et pour préparer et exercer les voies de recours qui sont de droit ;
• pour tester, apprécier ou évaluer de quelconque autre manière l'efficacité de nos mesures techniques et organisationnelles assurant la sécurité du traitement de vos Données personnelles ou pour mettre en œuvre pareilles mesures ;
• pour éviter toute violation de données ou tout contournement de nos mesures de sécurité ou pour atténuer leurs possibles effets négatifs ;
  
• pour assurer tout autre traitement qui soit conforme et utile à la réalisation des objectifs ou à l’accomplissement des missions assignés au MESR.
  

3.7. Utilisation des cookies et de technologie similaire

Le MESR peut utiliser des cookies. Les cookies sont des fichiers de texte qui sont enregistrés sur votre dispositif par un site Internet que vous visitez. Ils sont largement utilisés pour faire fonctionner les sites Internet ou pour les faire travailler de manière plus efficace ainsi que pour fournir toute information additionnelle aux propriétaires du site.

Les cookies sont généralement conservés sur le disque dur de votre périphérique. Nous utilisons les informations recueillies à l’aide des cookies pour analyser les tendances, pour administrer nos services et pour évaluer leur efficacité. Les informations collectées à l’aide de cookies nous permettent de déterminer quelles parties du notre site sont les plus visitées ou quelles sont les difficultés éventuelles rencontrées par nos visiteurs pendant l'accès ou l'utilisation du site. Grâce à ces connaissances, nous pouvons vous fournir une expérience plus personnalisée lors de l'utilisation des services fournis par le MESR et nous pouvons améliorer la qualité de votre expérience en reconnaissant et en fournissant davantage de fonctionnalités et d’informations les plus appréciées et en résolvant les problèmes d'accès. Nous pouvons également utiliser des cookies ou toute autre technologie (en particulier celles connues sous les noms de web bugs ou clear gifs), qui sont généralement conservés dans des courriers électroniques, pour nous aider à confirmer la réception de votre part de nos courriers électroniques ainsi que de votre réponse.

Nous pouvons utiliser des prestataires de services tiers, en particulier pour nous assister dans la fourniture de nos services ou pour mieux comprendre l'utilisation de notre site. Nos prestataires de services tiers peuvent déposer des cookies sur le disque dur de votre périphérique, les informations collectées à l’aide de ces cookies éduqueront nous et nos prestataires de services sur différents aspects, comme par exemple la façon dont les visiteurs naviguent sur notre site. Nos prestataires de services tiers peuvent analyser ces données, y compris toute Donnée personnelle, et peuvent nous fournir des rapports afin de nous permettre de mieux comprendre vos intérêts dans le MESR et afin de mieux servir vos intérêts. Les données, y compris toute Donnée personnelle, recueillies par nos prestataires de services tiers peuvent être liées et combinées avec toute autre donnée, y compris toute Donnée personnelle, que le MESR traite et qui vous concernent.

4. Tenir vos Données personnelles à jour

Le MESR veille à ce que les Données personnelles recueillies sont exactes et tenues à jour. Veuillez cependant noter que vous êtes responsable de tenir vos Données personnelles à jour et d’informer le MESR en cas de changement y afférent.

5. Vos droits liés à la protection des données

5.1. Général

Pour exercer vos droits en matière de protection des données décrits au présent point, vous pouvez contacter le MESR en envoyant un courrier électronique à

dataprotection@mesr.etat.lu. Veuillez indiquer clairement dans votre demande quelles Données personnelles vous souhaitez accéder, rectifier ou effacer, ou quel traitement de Données personnelles vous souhaitez limiter.

5.2. Vos droits d'accès, à la rectification, à la restriction du traitement et à l'effacement de vos Données personnelles & votre droit à la portabilité des données

Vous avez, dans les limites des lois applicables en matière de protection des données, la possibilité d'exercer votre droit d'accès à vos Données personnelles traitées par le MESR et de demander la rectification ou l'effacement de vos Données personnelles ou de demander la restriction de leur traitement.

Vous avez, dans les limites des lois applicables en matière de protection des données, le droit (i) de recevoir les Données personnelles que vous avez fournies au MESR dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et (ii) de transmettre ces Données personnelles à un autre responsable du traitement. Lorsque cela est techniquement possible, le MESR transmettra vos Données personnelles directement à un autre responsable du traitement de votre choix, à votre demande.

5.3. Votre droit d'opposition

Conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données, vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos Données personnelles par le MESR, à moins :

• i. qu’ils existent des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés ; ou
• ii.  que le traitement est nécessaire pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Lorsque des Données personnelles sont traitées à des fins statistiques, vous avez le droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos Données personnelles, à moins que le traitement ne soit nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public.

5.4. Prise de décisions individuelles automatisées

Le MESR ne procède a priori pas à des prises de décisions individuelles automatisées.

Veuillez cependant noter que si le MESR décidait d’utiliser de telles prises de décisions individuelles automatisées, le MESR veillerait – compte tenu des risques qu’une telle prise de décisions individuelles automatisées pourrait entraîner pour vos droits et libertés – à ce que des mesures appropriées pour protéger vos intérêts légitimes soient mises en place, notamment en vous donnant  la possibilité d'exprimer votre point de vue sous forme écrite en envoyant un courrier électronique à dataprotection@mesr.etat.lu.

6. Divulgation des Données personnelles

Le MESR peut divulguer vos Données personnelles notamment aux catégories de destinataires suivantes :

• aux Ministères de l’Etat du Grand-Duché de Luxembourg ainsi qu’étrangers ;
• à d’autres organismes publics ou à d’autres autorités publiques (dont notamment à l’Administration des Contributions directes, au Centre commun de la Sécurité sociale, à la Trésorerie de l’Etat du Grand-Duché de Luxembourg, à l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines et au Fonds National de Solidarité) ;
• à des prestataires de service ;
• à des organes répressifs nationaux et étrangers, des autorités de contrôle, des agences de régulation, ou tout autre représentant gouvernemental ;
• à des organismes de recherche et de statistiques (p.ex. l’Institut national de la statistique et des études économiques du Grand-Duché de Luxembourg (STATEC)) ;
• aux autorités étrangères compétentes en matière de reconnaissance académique et professionnelle dont notamment ENIC-NARIC Networks ou Innovative Medicines Initiative (IMI).

7. Transferts internationaux de vos Données personnelles

En principe, vos Données personnelles sont traitées au Grand-Duché de Luxembourg.

Le MESR peut toutefois transférer vos Données personnelles en dehors de l’Espace économique européen ou à des organisations internationales (« pays tiers ») conformément à la législation applicable en matière de protection des données. Le MESR peut donc transférer vos Données personnelles vers des pays tiers si une des conditions suivantes est remplie (selon le contexte) :

• un niveau de protection adéquat est assuré (à savoir si la Commission européenne a – moyennant une décision d’adéquation – attesté au pays tiers concerné un niveau adéquat de protection essentiellement équivalent à celui garanti dans l’Union européenne) ;
• des garanties appropriées sont mises en place (par exemple un instrument juridiquement contraignant et exécutoire entre les autorités ou organismes publics a été adopté ou des dispositions prévoyant des droits opposables et effectifs pour les personnes concernées ont été intégrées dans des arrangements administratifs entre les autorités publiques ou les organismes en question) ;
• le transfert ou l’ensemble de transferts de vos Données personnelles à un pays tiers concerné est légale lorsqu’au moins une des conditions prévues à l’article 49 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD ») est remplie à savoir en particulier si :
  • le transfert est nécessaire pour des motifs importants d’intérêt public ; ou
  • le transfert est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Veuillez noter que dans les hypothèses où le transfert ou l’ensemble de transferts de Données personnelles à un pays tiers ou une organisation internationale est effectué en application de l’article 49 du RGPD, l’absence de décision d’adéquation ou de garanties appropriées entraine le risque que vos Données personnelles peuvent être sujets de droits et réglementations qui ne garantissent pas un niveau adéquat de protection de vos droits et libertés tel qu’il est normalement le cas dans l’Union européenne et qu’en conséquence un tel transfert peut entraîner des conséquences négatives sur la protection de votre vie privée.

8. Sites Internet Externes

Les sites du MESR, y compris notamment ceux relatifs à la Foire de l’Etudiant et au CEDIES, peuvent fournir des références ou des liens vers d'autres sites Internet ou services en ligne, ou faciliter l'accès à d'autres sites Internet ou services en ligne (ci-après « Sites Internet Externes »). Nous ne contrôlons pas ces Sites Internet Externes ou quelconques de leurs contenus et nous ne pouvons en aucun cas de figure être tenus responsable pour des Sites Internet Externes auxquels le MESR fait référence ou fournit un lien, que ce soit de manière directe ou indirecte. En particulier, le MESR ne peut en aucun cas de figure être tenu responsable pour le contenu des Sites Internet Externes, pour quelconque information qui y est affichée, pour leurs politiques, normes de protection de données, promotions, produits, pratiques, services ou actions ou tout autre dommage, perte, défaillance ou problème causé par, ou lié aux Sites Internet Externes.

Veuillez noter que l'inclusion d'un lien ou de quelconque référence au sein du site du MESR n'implique pas l'approbation d'un Site Internet Externe par le MESR et il reste que ces Sites Internet Externes ont des politiques de protection de données distinctes et indépendantes. Nous vous encourageons par conséquent à prendre connaissance des politiques, règles, termes, pratiques de protection de données et règlements de chaque site Internet que vous visitez.

Nous cherchons à protéger l'intégrité de notre site Internet et nous apprécions tout commentaire sur les Sites Internet Externes auxquels le site du MESR fait référence.

9. Conservation de vos Données personnelles

Sans préjudice du droit d’effectuer un traitement ultérieur de vos Données personnelles à des fins qui ne sont pas incompatibles avec la finalité initiale, et sous réserve des obligations légales et réglementaires auxquelles le MESR est soumis, le MESR conserve vos Données personnelles sous une forme permettant l’identification pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités poursuivies.

Si la conservation de vos Données personnelles n'est plus nécessaire, y compris pour le respect des obligations de documentation et d’archivage, nous procéderons à l'effacement de vos Données personnelles de manière sécurisée.

10. Questions ou réclamations

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la présente Politique ou si vous recherchez des informations supplémentaires relatives aux activités de traitement de vos Données personnelles effectuées par le MESR, vous pouvez contacter le MESR (voir point 2.).

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse ou action, vous pouvez contacter et introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (l’autorité de contrôle luxembourgeoise) ayant son siège à 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux (Luxembourg).

11. Disponibilité et modification de la Politique

La Politique est et restera accessible à vous sur le site internet du MESR.

Le MESR se réserve le droit de réviser, changer, modifier, mettre à jour, compléter, ajouter ou supprimer des parties de la Politique, à tout moment et à son entière discrétion. Dans l’hypothèse où nous faisons de tels changements concernant la Politique, le MESR vous mettra la version modifiée de la Politique à disposition sur le site internet du MESR et il vous appartiendra de revoir la Politique modifiée.